在當前新冠肺炎疫情防控阻擊戰(zhàn)中，信息技術發(fā)揮了重要作用，其優(yōu)勢得以充分體現(xiàn)。中國科學院金屬研究所的信息化建設工作有效支撐了研究所科研管理工作的順利進行，助力新冠肺炎疫情防控和科研工作兩不誤。疫情期間，金屬所職能部門以強烈的責任心和良好的服務，保障網(wǎng)上辦公的便捷、高效，在實戰(zhàn)中得到了全所人員的認可。
一、多渠道推送信息，保證信息和政令暢通
金屬所多種形式的信息發(fā)布平臺構成了暢通的消息傳輸渠道。疫情發(fā)生以后，金屬所迅速成立了疫情防控領導小組和工作小組，積極采取各項防控措施，先后下發(fā)各類通知和疫情防控信息三十余條。疫情防控通知往往十分緊急，各類通知公告需要及時傳遞給相關人員。通過所官方網(wǎng)站、微信企業(yè)號、企業(yè)微信、訂閱號、郵件、短信等平臺將所內(nèi)和上級的各項舉措、要求有效地推送給全所職工和研究生，使大家在手機上即可及時接收到所內(nèi)通知。
所信息化辦公室針對復工所需的無接觸辦公需求，迅速制定預案，提供了辦事、審批、開會等各類情況的信息化解決方案，并于第一時間發(fā)布《關于疫情防控期間信息化辦公的說明》，多措并舉為研究所各項工作順利進行提供保障。
二、網(wǎng)上辦公平臺助力遠程辦公
2019年金屬所全面升級了網(wǎng)上辦公平臺，平臺新增了人事、財務、資產(chǎn)采購、科研課題經(jīng)費、后勤、行政等諸多模塊，并整合了原有內(nèi)部網(wǎng)站，形成了集內(nèi)部信息發(fā)布、事項審批、消息提醒、數(shù)據(jù)管理等功能于一體的辦公平臺。此外金屬所致力于OA信息系統(tǒng)在手機端應用，使手機端不僅囊括了電腦端辦公平臺的所有功能，且操作性極強。
平臺上線成為疫情期間管理工作順利開展的有效保證。由于業(yè)務牽引，平臺使用率迅速提升，廣大職工對這種無接觸、更快捷的高效辦公形式給予認可。疫情期間手機端的利用率極高，用戶數(shù)迅速增加到700余人。一個月內(nèi)，網(wǎng)上審批流程即達到2200余條，而手機通訊錄、聊天通話、日程提醒、后勤服務、打卡等功能，更成為科研管理工作的有力助手。
辦理人事相關手續(xù)。常規(guī)的人事變動需要及時辦理相關手續(xù)，例如職工的部門調(diào)轉需要調(diào)入調(diào)出部門負責人審批，并流經(jīng)12個部門告知人員變動。通過網(wǎng)上辦理，申請人不用跑路，審批人及處理人接到提醒后只需在方便的時間在網(wǎng)上辦理即可。職工辦理聘用合同續(xù)簽，不能錯過時間節(jié)點，同樣可以在線上順利地完成續(xù)簽審批。
用人需求申報。疫情期正值招聘季，如不能正常開展招聘工作，將嚴重影響研究所工作。各部門通過線上報送用人需求，人事部門經(jīng)過線上審核，然后匯總處理，保證了招聘工作的順利開展。
資產(chǎn)采購全流程管理。根據(jù)金屬所采購管理辦法，不同的采購對象、采購金額、使用的課題類型、供應商等，需要提交不同的材料，審批規(guī)則較復雜，線下辦理勢必增加人員流動和交叉感染風險。資產(chǎn)采購的線上申請審批流程，將用戶需要掌握的規(guī)則變成系統(tǒng)的自動引導與提示，形成了申請、審批、辦結、公示的全過程線上執(zhí)行，不僅便捷高效，還符合規(guī)范化管理的要求，保障了疫情期間采購事項的辦理照常進行。
新冠肺炎疫情防控期間臨時來訪人員審批。疫情期間，要求所有外來人員入所必須經(jīng)過審批，即所內(nèi)邀請人履行審批手續(xù)后所外人員方可進入工作區(qū)。為此信息化辦公室立刻響應，僅用了短短的兩小時，即實現(xiàn)了該流程的線上審批。各項流程網(wǎng)上辦理體現(xiàn)了信息化支撐服務的強大功能和快速響應能力。
三、利用科學院和社會資源，開展遠程會議和教學
針對遠程視頻會議需求，信息化工作人員準備了四種方案，硬件軟件全部提前調(diào)試到位，并發(fā)布了視頻會議說明書。實際應用中，根據(jù)每個會議的特點推薦使用不同的軟件，積極幫助科研人員申請擴容，在視頻會議資源極其緊張的情況下，有效回避擁堵，保證各個會議順利召開。
一批研究生遠程線上課程包括四門專業(yè)課、兩門外語課，通過騰訊會議等形式已經(jīng)陸續(xù)和同學們見面。在線上教學過程中，同學們提出問題，老師通過云端及時解決，互動效果良好。同學們紛紛表示這種線上學習的模式很新穎，能夠促進思考。
在疫情防控期間，為做好研究生學位論文評審、答辯和學位授予工作，最大程度的確保2020年春季學位論文答辯工作順利完成，我所首次采用視頻答辯的方式切實保障春季畢業(yè)生順利畢業(yè)，已有10位博士研究生通過網(wǎng)絡視頻模式順利通過答辯。
四、加強網(wǎng)絡值守，確保網(wǎng)絡安全
疫情期間為方便廣大職工在家辦公，金屬所開通了相關資源的互聯(lián)網(wǎng)服務，同時嚴格限制外部接入，并對利用疫情相關熱詞開展的網(wǎng)絡攻擊行為，及時發(fā)布預警通知，提升用戶防范意識。
疫情當前，共克時艱。在此次防控疫情期間，信息化工作面臨了前所未有的挑戰(zhàn)，更得到了全所職工、研究生的充分理解與大力支持。在后續(xù)工作中，金屬所將更加重視借助信息技術手段，促進研究所管理信息化水平的提升，更高效、更便捷、全方位地助力科研管理工作開展。
